La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada.... Para conseguir la eficiencia en el archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documento almacenado.
La
tecnología ha modificado enormemente durante los últimos años la
forma como se almacena, genera, accede y usa la información. En este
nuevo contexto, resulta preciso analizar las implicaciones que tienen
los avances en ofimática y las computadoras personales y los
sistemas de información en el nuevo modelo de administración de
archivos radicalmente distinto del archivo manual.
Una
buena política de gestión de documentos electrónicos contiene
orientaciones o directrices que define una organización para la
creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles
a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que
le son propias.
Esta
política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y
asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación,
supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos
a través de su ciclo de vida.
Con
el fin de contribuir en la formación de una base documental sólida
en las organizaciones y evitar que se pierdan datos e información
valiosa para las empresas, se requiere configurar un modelo de
gestión de archivos electrónicos que debe estar caracterizado por:
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Uso de estándares
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Manejo de códigos basados en las mejores prácticas
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Guías y manuales
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Entrenamiento y soporte
Adicionalmente
se requiere que el programa de administración de documentos y
archivos electrónicos está basado en los siguientes principios:
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Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos
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Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente
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Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo
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Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo
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Localizado, esto quiere decir que el programa debe se ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad
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Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.
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Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática
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Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.
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Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información
